Cât timp trebuie angajatorii să păstreze înregistrările salariale?

Conform legii federale din SUA, angajatorii trebuie să păstreze înregistrările salariale ale angajaților sau foștilor angajați pentru o anumită perioadă de timp. Cu toate acestea, timpul variază în funcție de statutul la care vă referiți, ceea ce poate face să știți cât timp să păstrați confuzia înregistrărilor angajaților. Ținând cont de limitele de timp solicitate în cadrul fiecărui statut, precum și de înregistrările legate de salarizare pe care statutul le dorește să le păstrați și de ce, puteți dezvolta mai ușor un sistem care păstrează înregistrările salariale atâta timp cât legea impune.

Femeia la un cabinet de fișiere (Imagine: John Lund / Drew Kelly / Blend Images / Getty Images)

Identificare

Rapoartele privind salariile sunt, în general, înregistrări care se referă la orele pe care un angajat le lucrează și la salariile plătite acestuia, conform Departamentului Muncii al SUA. În conformitate cu Legea privind standardele muncii corecte, înregistrările privind salariile includ informații privind ora și ziua în care începe fiecare săptămână de lucru; numărul de ore lucrate în fiecare zi lucrătoare și în fiecare săptămână de lucru; suma totală pe care angajatul a câștigat orele de lucru non-ore suplimentare; plata regulată pe oră pentru orice săptămână în care angajatul a lucrat ore suplimentare; totalul orelor suplimentare plătite pentru fiecare săptămână de lucru; sumele oricăror adăugări sau deduceri la salariul angajatului în fiecare săptămână; suma totală plătită pentru fiecare perioadă de plată; și datele acoperite de fiecare perioadă de plată, conform Departamentului Muncii din S.U.A. Aceste informații trebuie marcate cu informațiile personale ale angajatului, inclusiv numele, adresa, ocupația și sexul. Dacă salariatul are mai puțin de 19 ani, include și data nașterii.

Legi aplicabile

Începând cu anul 2010, doar două statute federale impun angajatorilor să păstreze înregistrările privind salariile pentru orice perioadă de timp, conform Departamentului Muncii din S.U.A. și a Comisiei Egalitare de Ocupare a Forței de Muncă din SUA sau EEOC. Aceste două statute sunt Legea privind standardele muncii corecte și Legea privind discriminarea pe motive de vârstă în muncă. Pentru FLSA și ADEA, majoritatea înregistrărilor salariale trebuie păstrate timp de trei ani, conform Departamentului Muncii din SUA și EEOC. Deși FLSA permite angajatorilor să renunțe la unele înregistrări salariale suplimentare, inclusiv tabele de salarii, după doi ani, ADEA cere ca angajatorii să țină aceste evidențe timp de trei ani.

Format

ADEA nu cere angajatorilor să păstreze înregistrările salariale în orice format specific, atâta timp cât înregistrările sunt disponibile atunci când EEOC le cere, conform EEOC. FLSA nu cere ca ceasurile de timp să fie folosite pentru a urmări orele angajaților, potrivit Departamentului Muncii al SUA. FLSA nu solicită ca înregistrările să fie păstrate într-un anumit format. Cu toate acestea, potrivit Departamentului Muncii din S.U.A., microfilmul sau banda perforată nu ar trebui folosită decât dacă angajatorul are, de asemenea, echipamentul pentru a face aceste formate ușor de citit.

Funcţie

Scopul menținerii înregistrărilor salariale ale angajaților în conformitate cu Legea privind standardele muncii corecte este de a proteja drepturile salariaților la un salariu echitabil, potrivit Departamentului Muncii al SUA, inclusiv dreptul lucrătorilor nechemați la salariul minim și la plata orelor suplimentare. Înregistrările pot fi, de asemenea, folosite pentru a se asigura că angajatorul nu folosește copii prea tineri pentru a lucra în mod legal și că nu angajează copii care pot lucra legal pentru un număr ilegal de ore. Menținerea înregistrărilor în temeiul Legii privind discriminarea în funcție de vârstă în muncă este menită să garanteze că un angajat care descoperă că poate fi fost discriminat din cauza vîrstei sale este capabil să găsească informațiile necesare pentru a-și demonstra sau respinge cererea, conform EEOC.

consideraţii

În conformitate cu FLSA și ADEA, înregistrările privind salariile sunt în general păstrate timp de trei ani de la data încetării angajării, conform EEOC. ADEA, FLSA și alte statute pot solicita unui angajator să păstreze diferite porțiuni ale dosarului unui angajat pentru diferite perioade de timp. De exemplu, în timp ce ADEA cere ca înregistrările salariale să fie păstrate timp de trei ani, este necesar ca informațiile de bază despre angajat să fie păstrate doar un an, potrivit EEOC. Pentru a vă asigura că afacerea dvs. îndeplinește toate cerințele de păstrare a înregistrărilor, consultați un avocat calificat în domeniul muncii.